Tipos de reuniões - Subsídios Dominical

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A Carreira Que Nos Está Proposta [ Revista Digital Cristão Alerta - 2° Trimestre 2024

Tipos de reuniões

As reuniões são a chave das comunicações e relações humanas dentro de uma organização. Nelas são apreciados os objetivos a que o grupo se propõe concretizar, como também são oportunidades excelentes para serem analisadas as queixas, reclamações e "arestas" entre os membros e resolvê-las.

Nas reuniões pode-se aquilatar o temperamento de cada um dos membros, onde suas aspirações, tendências e inibições afluem. Algumas técnicas de direção visam especificamente obter relações humanas satisfatórias, e, especialmente, quando o grupo se encontra reunido. Deve ser feita uma programação prévia onde fique perfeitamente delineado o objetivo a ser analisado, para que todos os participantes tenham oportunidades de se preparar, programando perguntas, exemplos e experiências.
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Uma das preocupações mais importantes do dirigente de uma reunião é programá-la dentro de grau de hierarquia idêntico ou próximo, em que o nível cultural seja assemelhado. O desnível onde há participantes de hierarquias diversas e culturas diferentes, acarretaria um fracasso, ou predominância de determinadas pessoas, em detrimento daqueles portadores de baixa hierarquia funcional, os quais ficariam inibidos.

Tem a reunião um valor tanto administrativo, como educativo. A participação de reunião, por parte do membro do grupo, lhe dá um sentimento de importância e de responsabilidade, pois é uma ocasião de apresentar-se como cooperador pelos planos ou sugestões apresentados. Quem coopera produz mais! Isso é lógico. Mas deve existir confiança, fator importante para a finalidade de uma organização e sobrevivência do grupo. Tal situação também é válida para a reunião.
Tipos de Reunião

Earle S. Hannaford classifica em quatro tipos, as reuniões mais importantes:
1ª) Reunião Informativa - E aquela em que a decisão já foi tomada. Aquela em que se transmite a decisão prévia. É geralmente usada no meio militar, onde as informações são feitas e não se admite contestação.
2ª) Reunião Coletora de Opiniões - É aquela em que se recebem as opiniões do grupo. Após a reunião o dirigente toma a decisão.
3ª) Reunião Explicativa - Persuasiva - É aquela onde a explicação precede a persuasão, para que a decisão seja levada ao conhecimento dos integrantes da reunião, pelo dirigente.
4ª) Reunião Opinativa-Deliberativa - Reunião em que as opiniões, como a deliberação, cabem aos participantes. Há o diálogo espontâneo, contestações em sentido elucidativo, em que o grupo resolve os problemas.
Segundo entende Pierre Weil, "quem participa de uma conclusão, tem de aceitá-la e quem aceita coopera. A participação gera a aceitação, que traz consigo a cooperação".
 
Preparativos para a Reunião

Alguns cuidados devem ser observados por parte de quem organiza uma reunião. São eles:
1. As cadeiras devem estar bem próximas, a fim de que seja possível ouvir sem despender muitos esforços:
a) face a face: para uma entrevista;
b) em círculo ou em linha: para uma conferência.
2. Procure eliminar toda espécie de ruídos e interrupções que venham tirar a atenção dos participantes da reunião.
3.  Ter sempre papel, lápis ou caneta, livro de ata, para as devidas anotações.
4. Elaborar a pauta dos assuntos a serem discutidos.
5. Preparar- se mental e emocionalmente para ouvir os demais participantes.

Motivos que Levam a Reunião a um Fracasso

lª) TIPO INADEQUADO DE REUNIÃO - Escolha de reunião que não é adaptável. Por exemplo: Reunião em que se deve levar uma decisão já tomada (reunião informativa) e o dirigente deixa que o grupo opine e delibere (reunião opinativa-deliberativa). A conclusão pode não ser coincidente com aquela já tomada.

2ª) FALTA DE EXPERIÊNCIA DO LÍDER - Não sabendo, o líder pode provocar uma participação atuante das pessoas, correndo o risco de ser, a reunião, levada ao fracasso. Outro motivo que pode ocorrer também é pela falta de seqüência das fases da reunião.

3ª) PESSOAS ESTRANHAS - A visita ou participação de pessoa estranha em reunião pode produzir uma inibição geral, criando um constrangimento. A reunião vai "esfriando".

4ª) FALTA DE PLANEJAMENTO - A ausência de ordenação nos debates, provoca perda de tempo.

5ª) TELEFONE - Durante uma reunião deve ser evitado o uso de telefone. Por vezes, em momentos importantes, uma "chamada telefônica" muda o ritmo de uma reunião.

6ª) TEMPERAMENTO - O temperamento do dirigente é elemento motivador de fracasso. A agressividade é um dos exemplos que fazem com que a reunião fracasse. "Ninguém gosta de ser maltratado", é algo que permanece dentro do ser humano, como objetivo de vivência; e o contrário também é verdadeiro.

Mecanismo da Reunião

Como em todas as coisas ou ações que se processam, há um mecanismo, que é desenvolvido, uma reunião também possui o seu mecanismo.
Há um processamento quando uma pessoa tenta resolver um problema. Primeiro ela define, depois procura as causas, faz um esboço das soluções, ou seja, conclusões provisórias, para chegar às conclusões definitivas, após analisar todos os pontos favoráveis ou desfavoráveis.
O pensamento humano é extremamente importante para a seqüência de uma reunião liderada.
Hannaford fez um quadro comparativo das fases normais do pensamento e das fases de reunião liderada.

FASES DO PENSAMENTO:            FASES DE REUNIÃO LIDERADA:
1. Definir o problema;                         1. Definição do assunto ou do problema.
2. Analisar o problema e procurar       2. Debate do problema ou do assunto as causas.
3. Conclusão provisória;                      3. Aceitação;
4. Conclusão definitiva                        4. Redação da conclusão.
Dessa orientação abalizada, pode-se concluir que em toda reunião há unia seqüência imutável:

1ª) FASE: DEFINIÇÃO - O problema deve ser explicitado, se possível escrito, para que haja uma gravação audiovisual.

2ª) FASE: DEBATER - Cada participante tem a oportunidade em citar exemplos, experiências, analisar o que foi proposto.

3ª) FASE: ACEITAÇÃO - Procuram os participantes uma solução, embora que provisória, debatendo a que parecer ser a melhor.

4ª) FASE: CONCLUSÃO - Há uma solução definitiva, e tal como: a primeira, deve ter um caráter audiovisual. Se ocorrer discordância, a reunião deve fazer uma regressão à fase anterior.

A todas as reuniões em que se objetive um bom entendimento e uma cooperação futura, deve seguir a seqüência, sem pressa, pois a pressa é inimiga da perfeição.
A reunião tem o sentido educativo, pelo fato de os participantes estarem adquirindo experiências, completando sua formação profissional.

Autor: Wagner Gaby / Divulgação: sub-ebd.blogspot.com

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